“A equipa interna tem competências para fazer este projeto de TI?”, “Em quanto tempo?”, “Qual o custo associado e quantos recursos serão precisos?”. Estas perguntas são familiares a qualquer gestor de TI. Mas como responder a estas questões rapidamente e de forma eficaz?
A verdade é que o bom planeamento dos projetos – com a correta definição do número de pessoas necessárias, tarefas e tempo de alocação – é determinante para o seu sucesso e não é tão fácil como pode parecer à partida. Na verdade, são muitas as organizações que trabalham com base em intuições que depois se revelam muito diferentes da realidade.
Tudo isto tem influência direta nos custos e na qualidade do resultado final. Muitas vezes, o “barato” pode sair “caro” se o projeto derrapar ou se não responder correctamente aos requisitos. Por isso, é crítico definir quem o vai implementar. A empresa tem na sua equipa as competências adequadas? E estão disponíveis para assegurar a concretização das tarefas no tempo previsto?
Se a resposta for não, existem duas opções: o outsourcing de recursos, viável se conseguir garantir internamente a sua gestão; ou o projeto chave-na-mão, em que um parceiro se responsabiliza pela gestão de tempo e dos recursos. Para uma empresa focada em resultados esta última é, cada vez mais, a decisão adequada.
A relação entre tempo e recursos
Para estimar o tempo e os recursos necessários à conclusão de um projeto de TI é preciso definir e especificar o número de tarefas, a duração de cada uma e o número de pessoas para executá-las. Existem duas abordagens que podem ajudar no processo: Top-Down e Bottom-Up. Embora qualquer uma delas seja eficaz, existem diferenças a ter em conta e devem ser usadas em cenários específicos.
No caso do Top-Down, como o nome indica, o foco está no topo – a entrega da solução final é da responsabilidade do gestor de projeto, que a divide em diferentes partes com as respetivas tarefas a executar pela equipa até todas estarem completas; no Bottom-Up, o foco está no fundo – a definição e a execução de todas as fases e tarefas são da responsabilidade de todos os membros da equipa (sob supervisão do gestor de projeto) que, juntas, compõem a solução final.
A abordagem Top-Down funciona melhor quando o projeto e objetivos estão claramente definidos e existem exemplos de projetos anteriores que o gestor de projeto pode usar como guia/objeto de comparação. Essa informação permite-lhe identificar rapidamente as tarefas principais, dividi-las e distribuí-las pelas pessoas necessárias em pequenas partes diárias. Esta abordagem é adequada para quando não existe muito tempo para responder à pergunta decisiva “quanto tempo demora?”.
Embora a abordagem Top-Down possa ser útil em termos de rapidez nas estimativas de tempo e recursos, certamente surgirão problemas ao longo da execução de todas as tarefas. A questão é que muito difícil para um gestor pensar individualmente sobre todos os detalhes do projeto, já que ele não tem o domínio total de todas as tarefas.
A abordagem Bottom-Up envolve toda a equipa no processo de definição das tarefas necessárias para concluir o projeto, permitindo considerar todos os detalhes que um gestor de projeto talvez não conheça e chegar a um número mais rigoroso. Em contrapartida, esta abordagem exige muito mais tempo para responder à pergunta “quanto tempo demora?” e, como todos os membros da equipa estão ativamente envolvidos no processo de brainstorming, oferece menos controlo sobre o projeto.
Esta abordagem deve ser usada quando os prazos não são muito apertados (ou pelo menos há tempo suficiente para planear e analisar tudo cuidadosamente) e também ajuda a promover o trabalho em equipa dentro da organização. Também é uma boa abordagem se o gestor de projeto não tiver projetos similares para usar como guia.
É certo que todos os gestores procuram rentabilizar investimentos, minimizar o time-to-market e criar as condições ideais para um projeto ser bem-sucedido. Para isso têm de perceber qual a melhor forma de o planear em termos de tempo e recursos: se a rapidez é fator crítico então a opção poderá passar por uma abordagem Top-Down; já se o rigor dos números for o mais importante, estão a abordagem mais adequada será a Bottom-Up.
E porque não adotar duas estratégias?
As duas abordagens não precisam de ser estanques. É possível, por exemplo, dividir o projeto em algumas fases e implementar a abordagem Top-Down quando há toda a informação para planear as tarefas ao detalhe e a abordagem Bottom-Up quando é necessário recolher inputs da equipa para organizar o projeto. Desta forma, torna-se mais fácil estimar tempo e recursos, assim como controlar o projeto e a equipa em todas as suas fases.