A gestão de um projeto tecnológico é um desafio cada vez mais complexo numa organização e são muitas as variáveis que influenciam o seu sucesso ao longo de diferentes etapas, desde a sua conceção até à manutenção do sistema.
É fundamental garantir que a infraestrutura e plataformas tecnológicas de suporte ao negócio funcionem ininterruptamente. Para tal, o departamento técnico tem de desenvolver ferramentas que promovam a agilidade dos processos e ajudem a acompanhar a evolução da atividade e do mercado. Cada organização pode fazê-lo exclusivamente com recursos internos ou com a ajuda de parceiros externos, que apoiem a empresa a colmatar lacunas que atrasem a concretização de cada projeto, seja contratando pessoas à medida das necessidades ou subcontratando todo o projeto, numa lógica chave-na-mão.
Qualquer que seja a opção da organização, há desafios que se colocam de forma recorrente e que é preciso acautelar e resolver em tempo útil, para não comprometer prazos, orçamento, qualidade do entregável e satisfação do utilizador final. Aqui ficam cinco dos desafios mais comuns e algumas ideias sobre como poderão ser ultrapassados.
Problema #1 – Perder o foco e o rumo no decurso do projeto
Quanto mais detalhado for o planeamento e o levantamento de necessidades, menor o risco de surgirem surpresas durante o projeto. Comece por identificar em detalhe os objetivos, faça um levantamento das competências e recursos necessários e verifique se necessita de contar com o apoio de um parceiro externo. Tudo deve ficar registado e ser do conhecimento geral dos intervenientes diretos no projeto e daqueles que, de alguma outra forma, estejam envolvidos ou implicados (parceiros, por exemplo).
Solução:
Quanto mais detalhado for o planeamento e o levantamento de necessidades, menor o risco de surgirem surpresas durante o projeto. Comece por identificar em detalhe os objetivos, faça um levantamento das competências e recursos necessários e verifique necessita de contar com o apoio de um parceiro externo. Tudo tem de ficar escrito, validado pela gestão e ser do conhecimento geral dos intervenientes diretos no projeto e daqueles que, de alguma outra forma, estejam envolvidos ou implicados (parceiros, por exemplo).
Problema #2 – Imprevistos que obrigam a alterações não planeadas
Por mais detalhado que seja o planeamento de um projeto, é quase inevitável que surjam imprevistos. Membros da equipa que têm de ser alocados a outro projeto, complicações de última hora ou alterações nos requisitos de negócio que comprometem os prazos, orçamentos que se alteram… O que obriga a ajustes e revisões constantes ao planeamento inicial.
Solução:
A gestão da mudança e a capacidade de adaptação são críticos em qualquer projeto. Não sendo possível acautelar todas as situações, é desejável não fazer planos irreais, sem margem para imprevistos. O plano de projeto deve ter alguma folga, ou seja, deve prever tempo extra para correção de falhas, testes ou ajustamento da solução a novos requisitos que possam surgir. Em relação aos recursos técnicos e humanos, recomenda-se o mesmo cuidado. Isto não se revela uma tarefa fácil se apenas contar com a equipa interna para fazer todas as tarefas.
Problema #3 – Dificuldade em avaliar resultados
Medir os resultados alcançados a cada momento e manter visíveis as metas que permanecem por cumprir são regras das melhores práticas na gestão de um projeto tecnológico, mas nem sempre são seguidas. Muitas vezes, este acompanhamento tem problemas: não é feito com o rigor desejável, o que se monitoriza não é o mais crítico ou não se recolhe o feedback das pessoas que têm maior intervenção no projeto.
Solução:
Medir os resultados alcançados a cada momento e manter visíveis as metas que permanecem por cumprir são regras das melhores práticas na gestão de um projeto tecnológico, mas nem sempre são seguidas. Muitas vezes, este acompanhamento tem problemas: não é feito com o rigor desejável, o que se monitoriza não é o mais crítico ou não se recolhe o feedback das pessoas que têm maior intervenção no projeto.
Problema #4 – Dúvidas em relação à capacidade de cumprir expectativas e responder a necessidades
Imagine que a empresa vai desenvolver uma aplicação para facilitar a gestão de encomendas, mas a opinião dos colaboradores e dos parceiros só é recolhida no fim do projeto. O risco de comprometer objetivos aumenta consideravelmente.
Solução:
A evolução do projeto deve ser partilhada com todos os stakeholders. Pode ser através da partilha constante de informação, recolha de feedback ou através da criação de testes que incluam diferentes grupos de utilizadores. Quanto melhor se conseguir identificar, endereçar e ajustar requisitos ao longo do projeto, maior é a probabilidade de sucesso.
Problema #5 – Falhas de comunicação na equipa comprometem prazos
Mais de um terço dos projetos tecnológicos excedem prazos e a maior parte resulta de falhas de comunicação no seio da equipa. Nem todos os membros da equipa estão a par do trabalho dos restantes ou completamente esclarecidos sobre o que devem fazer e quando.
Solução:
Garantir uma comunicação fluída e transparente é fundamental do início ao fim de um projeto tecnológico. Numa fase inicial, significa atribuir funções claras a cada elemento, garantir que há um elo de ligação entre todos e um gestor que consegue manter todos alinhado. Não se trata apenas de juntar um grupo de pessoas e esperar que funcionem como uma equipa, é preciso incentivar a colaboração, a partilha de informação e recorrer a ferramentas de suporte a essa interação permanente.
Antes de preparar o próximo projeto releia estes pontos e tente prevenir situações que possam contribuir para desperdiçar tempo e recursos que são escassos e valiosos. Avalie com cuidado as necessidades e a capacidade interna de maximizar as hipóteses de sucesso e, se tiver dúvidas, consulte um parceiro que possa ajudá-lo a alcançar os resultados expectáveis.
