Qualquer sistema com 20 anos será mais lento e terá menos capacidade de processamento de dados do que um sistema atual. A par disso, o contexto atual diz-nos que hoje, as organizações não podem fazer negócio da mesma forma como o faziam há 10 ou 20 anos.
É por isso que grande parte das empresas têm feito um grande esforço para se modernizarem não só a nível tecnológico, mas também na forma como fazem negócio e se relacionam com os clientes, abraçando processos de Transformação Digital. Na verdade, 87% das empresas acreditam que a Transformação Digital é uma oportunidade para se tornarem competitivas (dados CapGemini).
No seu processo de transformação, as empresas normalmente deparam-se com um problema, os denominados sistemas legacy. Estes sistemas são utilizados pela organização há vários anos (muitos deles, desde a fundação da organização) e frequentemente utilizam tecnologias datadas, mas ainda cumprem funções críticas para o funcionamento do negócio.
Os sistemas legacy são sistemas cuja manutenção, ações de melhoria ou a integração com novos sistemas é difícil, devido à complexidade da sua arquitetura ou pela tecnologia em que foram desenvolvidos. Então, como garantir que um sistema não impeça a adaptação da organização às necessidades do mercado?
Como modernizar um sistema legacy?
Uma solução de integração de sistemas pode ser suficiente para modernizar um sistema legacy. No entanto, às vezes é mesmo preciso uma reformulação estrutural e construir um novo sistema. Como saber qual o caminho a seguir? Depende dos objetivos da organização.
Quando é necessário simplificar o acesso aos dados que estão armazenados nos sistemas legacy, provavelmente a melhor solução é garantir o acesso aos dados noutro sistema. Esta solução permite apresentar os dados num sistema de interface mais moderno e que proporciona uma melhor experiência de utilização, além destes dados serem integrados com os dados mais recentes do seu negócio, armazenando a informação num só sistema.
Mas há situações em que a integração entre vários sistemas é demasiado complexa ou não é suficiente para corresponder às exigências do negócio. Às vezes, desenvolver um novo sistema é a única solução para dotar o negócio da tecnologia mais adequada às suas necessidades.
Manter um sistema legacy: sim ou não?
A modernização de um sistema legacy é uma decisão que deve ter em conta alguns factores que ajudam a decidir qual o caminho a seguir.
1. Custos
Quando pensamos em modernizar um sistema, invariavelmente associamos custos a essa tarefa. Os custos podem não ser imediatamente recuperados pela organização e pode ser difícil justificar este tipo de despesa. Por outro lado, a manutenção do sistema legacy acarreta muitas vezes custos de manutenção elevados, para além de impossibilitar que a organização se atualize e melhore a sua posição no mercado.
2. Tempo
A alteração ou substituição de um sistema legacy é algo complexo, lento e que se desdobra por várias etapas. O primeiro passo deve ser sempre uma análise às necessidades da empresa. Através dessa análise é possível desenhar um sistema que cumpra os requisitos da empresa e que seja uma solução que forneça a flexibilidade, agilidade e a integração necessária, capaz de substituir o sistema legacy.
3. Transtornos na organização
Um dos grandes desafios nos processos de substituição de sistemas legacy é impacto que essa alteração poderá ter nos processos críticos da organização. Dependendo da complexidade do sistema legacy, é conveniente considerar a data e o objetivo da alteração, de forma a evitar transtornos no negócio que possam pôr em causa o funcionamento das operações ou enfraquecer a relação com os clientes.
4. Integração
A necessidade de integração com outros sistemas é frequentemente o elemento impulsionador da modernização, mas é também um dos maiores desafios quando se trata de gerir a mudança. Um sistema que está a suportar o negócio há tantos anos geralmente é bastante complexo e tem dependências que precisam de ser verificadas. É importante garantir que todas essas conexões continuam a funcionar.
Como ter sucesso num processo de modernização?
Para muitas organizações, substituir ou modernizar um sistema legacy é um processo que pode levar meses (e até anos) desde o planeamento até à sua conclusão. O processo de substituir um dos sistemas que é a base do negócio e que continua a suportá-lo é uma tarefa exigente, mas que proporciona grandes benefícios financeiros a médio e longo prazo.
A chave para ultrapassar as dificuldades da modernização é planear, preparar e executar a mudança, tendo em conta o alinhamento da tecnologia e do negócio. Pode ser benéfica uma parceria com uma empresa que tenha experiência comprovada nesta área e que é capaz de gerir com eficácia os processos de modernização dos sistemas. Deste modo, a organização poderá concentrar-se totalmente nos resultados do negócio.