A boa gestão é indispensável para obter bons resultados e os projetos tecnológicos não são exceção. É necessário que exista alguém responsável pelo planeamento, controlo, execução e acompanhamento, ou seja, pelo sucesso do projeto. Essa figura é o gestor de projeto. Mas, o que faz exatamente? Qual a sua importância? E será que a sua organização precisa mesmo de contratar um? Descubra as respostas a estas questões pertinentes!
O que é um gestor de projeto?
Quando falamos em gestor de projeto, estamos a falar de alguém que será a figura principal para levar o projeto a bom porto e garantir que os objetivos inicialmente definidos são cumpridos. Trata-se do profissional a quem a empresa confia para conduzi-lo pelo caminho certo, tendo em conta os requisitos, o âmbito, o timing, o orçamento e a equipa ao seu dispor.
Como se percebe, tem um papel fundamental, pois de outra forma como pode a organização garantir que tudo corre como previsto? Vai sobrecarregar alguém com outras funções? Vai deixar a equipa sem mentor a funcionar por si só? Quem assume responsabilidades? Pela nossa experiência (e decerto pela sua), nunca abdique de um Gestor de Projeto.
Quais são as atribuições de um Gestor de Projeto?
Os Gestores de Projeto devem ser pessoas organizadas, polivalentes, com apetência para trabalhar em equipa, ter facilidade de comunicação, competências técnicas, funcionais e de gestão e aptidão para monitorizar diferentes situações ao mesmo tempo, respondendo eficazmente a cada uma delas. Aos Gestores de Projeto pede-se ainda que tenham uma boa visão de longo prazo, capacidade analítica e gosto em arriscar, mas… calculando sempre muito bem os riscos que podem surgir.
O seu trabalho compreende um conjunto de atribuições tidas como essenciais:
Definição do Projeto
As funções do Gestor de Projeto começam, desde logo, na definição do projeto em si, sempre em estreita colaboração com a área de negócio que o solicitou. Aqui engloba-se o levantamento de requisitos, a análise à situação atual, o perfeito entendimento da situação futura pretendida, e a elaboração do plano de projeto com tudo o que é necessário para finalizá-lo com êxito (recursos materiais, humanos e financeiros), mantendo-o dentro do orçamento, respeitando o cronograma e metodologia por si estipulados, gerindo a equipa e garantindo o cumprimento de todas as tarefas que o compõem.
Identificar e resolver problemas
Em todos os trabalhos surgem dificuldades, problemas com os quais não se contava e que têm de ser ultrapassados . Na gestão de projetos, a situação não poderia ser diferente, sendo função do gestor acompanhar de perto todo o trabalho em curso e resolver em tempo útil eventuais dificuldades que possam surgir em conjunto com os profissionais com os quais trabalha. É também muito importante ter reuniões regulares para apresentar os resultados das diferentes etapas (os chamados sprints), recolhendo feedback dos futuros utilizadores e considerando-o para os próximos desenvolvimentos.
Gerir equipas
Embora assuma o papel principal, a verdade é que um gestor de projeto não trabalha sozinho, mas em equipa. A gestão da sua equipa deve ter em conta uma série de variáveis que começam, desde logo, pelo acompanhamento próximo de forma individual e também coletiva. No fundo, um bom gestor de projetos deve trabalhar no sentido de facilitar o compromisso e a produtividade, incentivando a partilha de ideias e formas de atingir os objetivos, eliminando os obstáculos e motivando todos os membros.
Gerir expectativas e as etapas do processo
Os gestores de projeto têm a capacidade de alinhar os projetos com os objetivos do negócio, sendo o elo de ligação entre todas as partes. Estes gestores devem conhecer com precisão cada uma das etapas do projeto que estão a liderar, os profissionais envolvidos e as capacidades e know-how que a sua equipa precisa ter para responder eficazmente aos desafios que surgem.
Contratar um Gestor de Projeto? Sim!
A definição e obtenção de métricas apropriadas para alcançar uma visão o mais aproximada possível do progresso do projeto e da qualidade de tudo o que é produzido é apenas uma das vantagens trazidas por um gestor de projeto. Mas há mais:
- Aumento de produtividade: Com um gestor de projeto cada membro da equipa sabe exatamente o que tem de fazer, como e quando, além de conhecer a importância do contributo de cada um para o resultado final. A somar a isto, o recurso a um software de gestão de projetos facilita e otimiza todo o processo, com ganhos claros na produtividade de todos.
- Menos ruído: Centralizando a gestão numa pessoa, o ruído fica eliminado em toda a cadeia de trabalho, ao mesmo tempo que se melhora a comunicação entre os vários elementos da equipa por via de um canal de comunicação mais fluído e pela garantia de entregar a informação certa e no momento certo.
- Fomento da colaboração: o gestor do projeto deverá ser visto como um líder, com capacidade para estimular equipas e fomentar a colaboração entre todas as partes envolvidas.
- Resultados mais rápidos e fiáveis: Contas feitas, o gestor de projeto trabalha no sentido de conseguir atingir mais agilmente os resultados desejados, promovendo esse espírito entre a sua equipa e foco constante nas mais-valias para o negócio.
Deste modo, o gestor de projeto desempenha um papel crítico e é efetivamente um valor acrescentado para a empresa. Para não sobrecarregar a estrutura e aumentar os custos fixos, uma opção é subcontratar a um parceiro especializado que seja capaz de o auxiliar em todas as etapas de um projeto tecnológico com garantias de sucesso. Os resultados falarão por si.