A Opensoft é uma empresa portuguesa com mais de 20 anos de experiência em engenharia de software e consultoria tecnológica. Apoiamos os nossos clientes na transformação digital dos seus negócios, integrando ou desenvolvendo soluções à medida das suas necessidades.
Criamos soluções tecnológicas inovadoras e de referência para assegurar a resolução de problemas dos nossos clientes, tendo sempre como objetivo a simplificação dos processos e os ganhos de eficiência.
Procuramos um Técnico(a) Administrativo(a) para integrar a nossa equipa e atuar presencialmente na Opensoft, trabalhando sob a supervisão direta de um elemento com mais experiência da equipa. O foco principal da posição reside no apoio administrativo transversal, assumindo a responsabilidade pela gestão operacional da infraestrutura e fornecendo um suporte constante às atividades dos Recursos Humanos, garantindo assim a fluidez dos processos internos da organização.
A missão desta função consiste em assegurar a excelência operacional do dia-a-dia da Opensoft, garantindo um atendimento de proximidade a clientes e colaboradores e a organização rigorosa dos processos administrativos. Através de um suporte ágil e transversal às diversas áreas, com especial foco no apoio operacional aos Recursos Humanos e na gestão eficiente das instalações, o profissional deverá contribuir para um ambiente de trabalho funcional, organizado e em total conformidade com as normas internas, facilitando a fluidez das atividades de toda a organização.
Como será o teu dia a dia
1. Gestão Operacional e Administrativa
- Atendimento e Triagem: Gestão de canais de comunicação (presencial, telefónico e digital) e encaminhamento de solicitações.
- Fluxo de Materiais e Instalações: Gestão de consumos, apoio na manutenção do escritório, segurança e higiene.
- Arquivo: Organização física e digital de documentação administrativa e financeira.
- Logística de Expediente: Gestão de correspondência e apoio em viagens/eventos internos.
2. Controlo Financeiro
- Faturação: Emissão de faturas a clientes e processamento de faturas de fornecedores.
- Reporting: Colaboração no controlo de pagamentos, recebimentos e procedimentos de controlo interno.
3. Apoio Administrativo aos Recursos Humanos
- Recrutamento: Publicação de vagas, e agendamento de entrevistas.
- Seguros: Apoio administrativo ao nível de processos de HSST e Seguro de Saúde.
- Onboarding/Offboarding: Apoio logístico na entrada de colaboradores (preparação de postos de trabalho) e na saída (recolha de ativos/equipamentos).
- Formação: Apoio logístico em salas de formação, registo de presenças e tratamento de inquéritos de satisfação.
- Gestão de Assiduidade: Apoio no registo de faltas, férias e licenças.
- Documentação: Manutenção organizada da documentação legal dos colaboradores (processos individuais).
Quais os requisitos para esta posição
– Habilitações Académicas: Licenciatura concluída, preferencialmente nas áreas de Secretariado, Assessoria de Direção, Gestão de Recursos Humanos ou Gestão de Empresas.
– Experiência Profissional: Experiência mínima de 5 anos em funções administrativas.
– Domínio Linguístico: Fluência em Inglês (oral e escrita), capaz de interagir com interlocutores internacionais.
– Competências Técnicas: Domínio avançado de ferramentas de produtividade, especificamente Microsoft Excel e Word.
– Capacidades Cognitivas: Elevada capacidade de atenção concentrada, organização, método de trabalho e memória.
– Ética e Postura: Apresentação pessoal formal e perfil pautado pela discrição e rigor no tratamento de informações confidenciais (acessos privilegiados).
– Conformidade: Disponibilidade para facultar contactos de referência das últimas 2-3 experiências profissionais e autorizar o processo de validação de histórico (background check).
Requisitos não obrigatórios, mas diferenciadores:
– Especialização: Licenciatura em Secretariado.
– Mérito Académico: Média de curso igual ou superior a 14 valores.
– Experiência Específica: Experiência prévia em Secretariado de Direção ou suporte direto à gestão.
– Conhecimento de RH: Familiaridade com tarefas administrativas de Recursos Humanos (apoio a recrutamento, gestão de assiduidade ou logística de formação).
– Perfil Interpessoal: Facilidade de acesso, elevada disponibilidade e forte espírito colaborativo para trabalhar em equipas dinâmicas.
– Comunicação: Excelentes competências de escrita e capacidade de sintetizar informações em documentos estruturados (atas, relatórios ou resumos).
Benefícios de trabalhar na Opensoft
– Salário competitivo;
– Prémio sobre os resultados da empresa;
– Bolsa de formação;
– Dias extra de férias;
– Seguro de saúde, incluindo visão e dentista;
– Computador e telemóvel;
– Café e fruta;
– Meetups, eventos e convívios.