Acompanhar a evolução tecnológica deve ser um objetivo de todas as organizações para não perderem o espaço no mercado e a sua capacidade de diferenciação. Quer por fatores internos, quer por fatores externos à organização, existem sinais que reforçam a necessidade de atualizar ou mudar de sistema.
Um estudo da SIM (Society for Information Management) revelou que a alteração dos sistemas mais antigos, os chamados sistemas legacy, tem sido uma das 10 grandes prioridades de TI nos últimos 3 anos. Por um lado, os sistemas que oferecem serviços essenciais às operações devem continuamente suportar o negócio com eficácia e rapidez. Por outro, é natural que as organizações mais maduras tenham alguma resistência à modernização, uma vez que questionam “se o sistema atual funciona e nada avariou, qual a vantagem de mudar?”.
Neste artigo partilhamos 5 sinais de alerta que o ajudarão a determinar se está na altura de atualizar ou mudar de sistema.
1. O sistema não acompanha a evolução do negócio
Da mesma maneira que o negócio se adapta a novas necessidades e exigências do mercado, o sistema tem de acompanhar essa evolução. Caso a sua organização tenha um sistema mais antigo, é natural que no passado este respondesse a todas as tarefas diárias, mas agora já não. Se os objetivos futuros passam por uma série de novas operações, deverá considerar uma alteração para se manter competitivo.
2. Custo elevado de manutenção
O custo de manutenção de sistemas antigos pode começar a ser excessivo e até superior ao de uma atualização. Por exemplo, se a mão-de-obra com as qualificações necessárias for escassa ou o número de profissionais a trabalhar com determinada tecnologia estiver a diminuir, é altura de fazer uma análise custo-benefício e comparar o custo de manutenção com o de uma modernização do sistema. Lembre-se da dívida técnica, que tende a agravar com o tempo quando estas decisões são adiadas.
3. Tempos de resposta demasiado longos
Se o sistema é demasiado lento ou, ainda mais problemático, está em baixo frequentemente, compromete a produtividade e agilidade da organização. Ao proporcionar ferramentas de trabalho mais modernas aos seus colaboradores vai contribuir para o melhor desempenho das equipas no dia a dia e, consequentemente, para uma maior produtividade da empresa e satisfação dos seus clientes.
4. Incompatibilidade com a restante organização
Se uma parte da organização já avançou para sistemas mais modernos, é provável que comecem a haver falhas de comunicação. Dessa forma, pode afetar o trabalho da equipa, a imagem da organização e os resultados globais. Por isso, é importante que os sistemas de suporte estejam totalmente integrados para que o negócio funcione da forma mais fluida possível.
5. Não consegue garantir as melhores práticas de cibersegurança
Hoje em dia a cibersegurança é uma questão crítica para qualquer organização. O risco de expor dados sensíveis é demasiado grande e os sistemas mais antigos são dos mais vulneráveis. Assim, é importante avaliar regularmente se possui as ferramentas necessárias para bloquear ameaças de cibersegurança. Caso não seja capaz de seguir as melhores práticas, considere atualizar ou mudar de sistema.
Em conclusão…
Se revê o sistema da sua organização em algumas destas situações, há uma grande probabilidade de estar na altura de uma alteração. Mas qual será melhor: investir numa solução completamente nova e adaptada às necessidades atuais ou modernizar o sistema existente? Não há uma resposta exata para essa questão, a solução tem de ser analisada caso a caso, sendo que é sempre recomendável antecipar os problemas investindo numa boa estrutura tecnológica.
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