O que fazer com os sistemas legacy de uma organização quando o mercado exige novas formas de interação com os consumidores e a oferta tecnológica parece conseguir resolver quase todos os problemas de um sistema que está desatualizado?
A verdade é que um sistema desatualizado, que é lento ou que já não dá resposta às necessidades da organização, pode ter um impacto negativo na produtividade na organização e até impedi-la de crescer. Assim, o que pode ser feito?
Há várias soluções e nem todas passam por substituir totalmente um sistema legacy. Até porque há importantes fatores a ter em conta, como a preocupação em não diminuir a produtividade ou parar o negócio. Deixamos-lhe algumas sugestões para que a gestão do processo de atualizar ou substituir um sistema legacy seja o mais suave possível.
1. Planeie as tarefas a executar no sistema antigo e o novo
Parece básico, mas a verdade é que o planeamento é importantíssimo para que seja claro quais as tarefas a realizar no sistema legacy e no sistema novo (que não tem necessariamente de substituir o sistema legacy). Quanto mais tempo e esforço gastar neste processo, menor a probabilidade de ocorrerem erros e imprecisões no decorrer do processo.
2. Aposte em versões beta
Teste uma versão beta do sistema que está a ser desenvolvido com uma pequena parte da equipa da organização ou teste-o apenas num determinado processo. Hoje em dia não é tão complicado ter dois sistemas a funcionar em simultâneo durante um curto período de tempo. Deste modo, poderá corrigir eventuais problemas e evitar a frustração dos utilizadores.
3. Depressa e bem, não há quem
Não tente mudar tudo de uma única vez. Os projetos de atualização de sistemas legagy são complexos e desafiantes, por isso devem ser divididos em diferentes fases. É importante não cair no erro de fazer atualizações que não terão qualquer relevância para o negócio.
4. As integrações podem ser o melhor aliado
As atualizações podem ser caras e apresentar algum risco, já que a maioria dos sistema legacy desempenha funções críticas no negócio. Em vez de modernizar estas aplicações, uma alternativa mais simples pode passar por utilizar uma API. A sua utilização permite que os dados do sistema legacy possam ser apresentados em outros mais recentes, oferecendo uma melhor experiência de utilização e a realização de tarefas de forma mais eficaz.
5. Não se esqueça da equipa
A atualização de sistemas legacy torna o trabalho mais fácil e as tarefas mais ágeis, traduzindo-se num aumento de produtividade. É importante ter em conta que estas transformações podem melindrar a equipa, por isso preferível que as mudanças sejam implementadas de forma faseada e que seja fornecida alguma formação à equipa.
6. Pense na dívida técnica
A dívida técnica é um problema em muitas organizações, por isso não se esqueça de considerá-la em projetos complexos, como os de atualização de sistemas legacy. Se gerir a dívida técnica ao longo do projeto, os resultados do seu investimento a médio e longo prazo serão mais positivos.
7. Defina o que é prioritário
É essencial avaliar onde é que o negócio pode, efetivamente, ganhar se houver uma atualização. O foco deve ser, em primeiro lugar, as situações onde há uma perda crítica (de investimento, produtividade…) e é aí que as organizações se devem concentrar. É fácil ficar entusiasmado com a “novidade”, mas isso não é suficiente para obter resultados.
Alterar os processos de uma organização, especialmente quando esta ainda depende de sistemas legacy é uma tarefa complexa, por isso, muitas vezes, é preferível ter o auxílio de um parceiro tecnológico com experiência nesta área. Com o parceiro certo, poderá garantir que o seu investimento será compensado com ganhos a médio e longo prazo. Se precisar de ajuda, contacte-nos!