Há já alguns anos que existe uma tendência nas organizações para transformações ágeis como, por exemplo, passar de hierarquias mais rígidas para modelos de tomada de decisão mais flexíveis. Com a pandemia da covid-19, criou-se uma necessidade urgente de aprofundar os esforços para adaptações rápidas nas organizações e, hoje em dia, muitas procuram sustentar estas adaptações a longo prazo.
Mas afinal, o que é uma organização mais ágil? A consultora Mckinsey define como a otimização do modelo operacional através de uma estrutura, pessoas, processos e tecnologia que torna as organizações capazes de combinar velocidade e adaptabilidade com estabilidade e eficiência. Simplificando, significa gerir a organização de forma a proporcionar uma adaptação acelerada, mas também estável, a mudanças externas e internas. Assim, organizações mais ágeis são aquelas que conseguem responder com rapidez e confiança às novas necessidades dos clientes e dos trabalhadores, tudo isto refletindo-se numa vantagem competitiva.
Na verdade, o conceito agile teve origem no desenvolvimento de software, mas tem vindo a tornar-se cada vez mais popular em todo o tipo de organizações. Os benefícios, tais como a maior colaboração, decisões centradas no cliente e redução do time to market, são pontos chave para o sucesso de um negócio.
Assim, como pode tornar a sua organização mais ágil e consequentemente mais competitiva? Neste artigo partilhamos algumas ideias para começar a implementar no seu negócio.
1. Defina uma boa gestão de prioridades
Procure planear o trabalho das suas equipas em etapas curtas e com menos prioridades de cada vez. Por um lado, isso permite que respondam a situações imprevisíveis mais facilmente e sem longas reuniões. Por outro, ao determinar as tarefas que geram maior valor ao cliente e/ou à empresa, estas poderão ser executadas prioritariamente. Mas atenção, o planeamento tem que ser flexível para se conseguir ajustar a alterações inesperadas.
2. Estimule tomadas de decisão bem informadas
Tradicionalmente, o trabalho de um gestor de equipa é determinar o que precisa de ser feito, alocar os recursos às respetivas tarefas e garantir que estas são executadas em conformidade. Seguindo um mindset ágil, deve privilegiar-se a comunicação transversal entre cliente e equipa. Só todos estando bem informados, poderão ser tomadas as decisões mais adequadas e utilizar todo o potencial da equipa. Como nem tudo pode ser planeado, esta abordagem de elevada comunicação interna e externa, muito característica das metodologias ágeis, garante melhores resultados.
3. Automatize processos para se focar no que acrescenta valor
Apostar na automação pode ser uma ótima forma de obter rapidamente melhorias na produtividade do negócio, por exemplo, através de sistemas para otimizar processos internos ou algoritmos de inteligência artificial para automatizar tarefas. Para além disso, consegue diminuir o risco de erro em tarefas repetitivas e ter mais previsibilidade e controlo sobre os processos. Se o fizer com um parceiro tecnológico, pode poupar os seus recursos, permitindo que se concentrem noutras ações com mais valor para o negócio.
4. Aposte continuamente na inovação tecnológica
Para uma organização ágil, os sistemas tecnológicos têm de permitir operações rápidas e responsivas. Por vezes, organizações mais maduras têm estruturas e processos implementados há muito tempo, por isso torna-se difícil ajustá-los a novas necessidades. Mas, num mundo cada vez mais digital, não há dúvidas que as organizações têm de ser inovadoras com o uso da tecnologia para se manterem competitivas. Assim, investir em soluções flexíveis e escaláveis, capazes de evoluir quando necessário, vai potenciar a sua capacidade de adaptação.
5. Desafie a cultura da sua organização
É natural que uma grande parte das pessoas seja resistente à mudança. Esteja consciente que a transformação para um modelo mais ágil demora tempo, mas invista na mentalidade que pretende fomentar na organização. Procure dar aos colaboradores autonomia para se tornarem mais produtivos, mas também confiança para não terem medo de oportunidades disruptivas.
Para além disso, partilhe o impacto que a adoção de um modelo mais ágil terá para todos e os objetivos comuns a atingir. Defina ainda uma periodicidade para divulgar o progresso e os resultados alcançados, pois desta forma vão-se sentir mais motivados e recetivos à mudança.
Em jeito de conclusão
A transformação ágil funciona através de pequenas adaptações que, gradualmente, melhoram as práticas existentes. Sabemos que mudar uma organização não é um percurso fácil, mais ainda se for de grande dimensão. Contudo, agora mais do que nunca, velocidade e resiliência são fatores chave para se destacar da concorrência. Por isso, os efeitos no negócio de ter uma organização mais ágil vão valer o investimento!
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