Já todos ouvimos histórias de algum projeto tecnológico que falhou e as inúmeras razões apontadas para o seu insucesso: a qualidade da equipa não era a melhor, os objetivos não estavam corretamente definidos ou o orçamento inicial foi tão ultrapassado que invalidou a execução do projeto.
Ainda que a gestão de projetos tecnológicos seja alvo de vários estudos e novas metodologias de gestão estejam constantemente a ser divulgadas e aplicadas, a verdade é que alguns projetos continuam a não alcançar o sucesso. Porquê? Deixamos-lhe algumas das razões mais comuns que ditam o insucesso de um projeto tecnológico.
Mau planeamento
Uma boa solução tecnológica pode ser construída sem planeamento? Talvez, mas é conveniente, pelo menos, fazer uma verificação ao prazo limite para o projeto estar concluído e ter conhecimento do orçamento disponível. Assim como uma avaliação do impacto que essa solução possa ter na reputação da empresa.
Indefinição do âmbito do projeto
Quando não há uma definição concreta dos objetivos e requisitos do projeto é muito fácil que surjam problemas que invalidam a conclusão do projeto. A dada altura, a equipa de gestão do projeto percebe que a execução do projeto é muito mais complexa do que o esperado e que não vai ser possível respeitar o prazo e orçamento inicialmente estimados.
Prazo de execução irrealista
Projeções irrealistas de prazos de conclusão do projeto e das suas tarefas têm um impacto direto na qualidade do projeto. Quando tal acontece, é comum existir um desequilíbrio entre as diferentes fases do projeto que prejudicam a solução tecnológica final, por exemplo alocar pouco tempo para os testes da aplicação, fazendo com que esta seja disponibilizada ao utilizador final com erros de funcionamento. Quando há menos tempo para cada tarefa, maior a probabilidade de esta ser executada incorretamente, o que se traduz em mais erros no projeto.
Avaliação incorreta dos custos
Quando o orçamento total é gasto sem o projeto estar concluído é sinal de que foi feita uma má avaliação dos custos do projeto. Depois existem duas opções: abandonar o projeto ou exceder o orçamento. Por norma, as organizações querem sempre gastar o mínimo possível, o que faz com que os projetos sejam mal avaliados.
Má avaliação do risco
Um bom planeamento não é suficiente se não existir uma avaliação do risco. É necessário avaliar antecipadamente onde podem ocorrer imprevistos e qual o seu impacto no decorrer do projeto. Os riscos em projetos tecnológicos podem ser de vários tipos, desde a equipa do projeto (alguém que abandona a empresa, por exemplo), estimativas para cada tarefa e custo (cortes de financiamento inesperados, por exemplo), tecnologias escolhidas, entre outros.
Má abordagem técnica
Por abordagem técnica entende-se as metodologias de desenvolvimento de software, tecnologias, frameworks e todas as outras decisões técnicas para o projeto que resultam de uma avaliação conjunta dos objetivos, complexidade, custos do projeto e as competências disponíveis para o projeto.
Se as ferramentas selecionadas não forem as mais adequadas para o projeto ou a equipa não souber como usá-las corretamente, o projeto será conduzido ao fracasso com prazos não cumpridos, objetos não atingidos e um orçamento que foi muito mais elevado do que o esperado.
Equipa de gestão inadequada
A gestão inadequada de um projeto tecnológico pode levar a problemas, como falta de empenho da equipa, carga de trabalho desigual entre os membros da equipa ou a falta de identificação de quem é o responsável pelo projeto. Os gestores são pessoas e, por isso, não são infalíveis. Contudo, é importante conseguir gerir e controlar a equipa, prazos, expectativas e o orçamento.
Fracos recursos técnicos
Um projeto tecnológico é feito por uma equipa de pessoas com diferentes responsabilidades (desenvolvimentos de código, testes de qualidade, entre outros). Se os elementos da equipa tiverem competência para executar as suas tarefas, o projeto irá ser bem-sucedido.
Por vezes, existe a tendência de colocar mais pessoas para resolver determinadas tarefas, no entanto, nem sempre é a melhor solução. Muitas vezes, é melhor ter menos recursos bem coordenados do que mais pessoas.
Falhas na comunicação
Nenhum projeto pode ser bem sucedido se não houver uma boa comunicação entre os envolvidos. As falhas de comunicação acontecem, mesmo em projetos bem planeados, com uma boa equipa técnica e com objetivos precisos.
A má comunicação pode surgir por razões tão distintas como problemas técnicos (velocidade de Internet inadequada), conflitos entre os diferentes elementos da equipa ou até indefinição sobre o canal mais correto para contactar cada pessoa (mail ou chat, por exemplo). Tudo isto pode fazer com que as tarefas não sejam concluídas e afetam o sucesso do projeto.
É sempre bom partilhar informação e manter os vários intervenientes do projeto atualizados, mas é também necessário encontrar um balanço e saber exatamente qual a informação a comunicar e quando fazê-lo. Comunicação em excesso não é benéfica para o sucesso do projeto, apenas consome tempo às equipas de trabalho.
É mesmo preciso falhar?
Nenhum projeto é igual a outro, mas há alguns problemas tipificados que fazem soar um alerta que indica que o projeto poderá não atingir os seus objetivos. Quanto mais cedo os problemas forem identificados, maiores serão as hipóteses de corrigir a situação e conseguir resolvê-los.
Os erros acontecem e, muitas vezes, não são evitáveis. No entanto, se acontecem com muita frequência e são recorrentes, algo está errado. Nesses casos, pode ser útil obter uma perspetiva externa para avaliar o decorrer do projeto e verificar se os objetivos estão a ser alcançados. Por vezes, a solução poderá passar por recorrer a equipas que desenvolvem o projeto tecnológico no modelo “chave-na-mão”, fazendo a gestão dos objetivos, equipa e expectativas, de forma a garantir a entrega do projeto com sucesso.
